Auto Life Center ( ALC ); tüm çalışmalarında açıklık, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesini mümkün olan en yüksek standartta sağlamayı amaçlamıştır. İçtüzükte de yer verildiği üzere her türlü yolsuzluğa karşı olduğumuzu ve önlenmesi için gerekli işlemleri yapacağımızı belirtiriz.
ALC, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesini yönetim kültürünün ana ilkelerinden biri olarak geliştirmeyi hak temelli örgütlenme kültürünün gereği olarak kabul eder. ALC tüm çalışanlarının (şube ve franchise) ve birlikte iş yaptığı kuruluşların her türlü yolsuzluğa karşı tavır geliştirmesini bekler.
ALC, her türlü yolsuzluk eylemini ne sebeple olursa olsun yanlış ve kabul edilemez görür. Hak temelli çalışan bir örgüt olarak emeğin, kaynakların ve sürecin kendisinin değerli olduğunu, hak temelli örgütlenme kültüründe bu tür eylemlerin yerinin olmadığın ve yozlaşmaya yol açacağını savunur. Bu anlamı ile ALC ‘nin hedeflerinden biri de açıklık, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerini uygulayarak tüm faaliyet ve işlemlerinin güvenilirliğini sağlamak ve her türlü yolsuzluğu önlemektir.
ALC, hizmet faaliyetlerin yürütülmesi sırasında hiçbir şekilde haksız menfaate yol açan davranışlarda bulunmayacaktır. Gerçek ve/veya tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarından rüşvet almayacak, bu kişi ve kurumlara rüşvet vermeyecek, hediye vb. kabul etmeyecek, kendisine ve/veya yanında çalışanlarına imtiyaz ve/veya ayrıcalık yaratacak her türlü haksız menfaatten kaçınacaktır.
Yukarıda belirtilmiş hususlar ALC Şube ve Franchise Servis Merkezlerinin tamamını kapsamaktadır.
1. Amaç
Yolsuzluğu önleme politikasının amaçları şunlardır:
- ALC Şube ve Franchise çalışanları, Yönetim Kurulu üyeleri, Denetleme Kurulu üyeleri, gönüllüler ve danışmanların her türden yolsuzluk ve usulsüzlük eylemlerinin yasaklanmasını ve tolerans gösterilmemesini sağlamak,
- Yolsuzluk ve usulsüzlük konusunda yukarıda adı geçen kişileri önleme, tespit, raporlama ve gerekli kontrol süreçlerinde sorumlu tutmak,
- Belirtilen kişilerin hangi eylem ve uygulamalarının yolsuzluk kapsamına girdiğini gösterecek çerçeve ve yönlendirmeleri tanımlamak,
- Yolsuzluk incelemeleri ve karar süreçlerinin ilkelerini belirlemek,
- Çalışanların raporlama süreçlerinde ya da şahitlik süreçlerinde adlarının lekelenmemesi ve mağdur olmamaları için gerekli çerçeveyi belirlemek.
2. Tanım
Yolsuzluk, 4 Ocak 2009 tarihli Avrupa Konseyi Yolsuzlukla Mücadele Özel Hukuk Sözleşmesi’nin 2. Maddesi’nde “doğrudan doğruya ya da dolaylı yollardan rüşvet ve yasadışı bir menfaat temin eden kişinin yürüttüğü görevlerin veya gerekli davranışların yasalara uygun bir şekilde yerine getirilmesinde sapmalara yol açan rüşvet veya başka her türlü yasadışı menfaatin talep edilmesi, teklif edilmesi, verilmesi ya da kabul edilmesi” olarak tanımlanmıştır.
Bu doğrultuda ALC şu eylemleri yolsuzluk kapsamı içinde değerlendirir:
- ALC ‘nin ayni ya da nakdi varlıklarının çalınması,
- Ayni ve nakdi varlıkların izinsiz ve uygun olmayan kullanımı,
- Evrakların tahrif edilmesi veya silinmesi,
- Kredi kartı ve harcamaların kötü amaç için kullanılması,
- Nakit kasada usulsüzlük yapılması,
- Maliyetlerde yanlış beyanda bulunulması,
- ALC ‘nin herhangi bir iş akdinde, satın alma süreçlerinde ya da hizmet satın alması karşılığında nakit, hediye, kişisel çıkar ya da kişisel bir iyilik kabul edilmesi,
- İrtikâp, şantaj, gasp ve zorla alma,
- Herhangi bir nedenle rüşvet teklif edilmesi, verilmesi, istenmesi ya da alma konusunda anlaşılması,
- Kişisel kazanımlar için üçüncü kişilere veya kuruluşlara yüksek ücret ödenmesi.
Maddi bir zararla sonuçlanmasa dahi ALC ‘nin misyonuna, amaçlarına, itibarına, çıkarlarına ve güvenilirliğine zarar verecek eylemler (ALC ‘nin adının kötüye kullanımı, faydalanıcılara zarar veren eylemler, yetkinin kötüye kullanımı gibi) bu kapsamda değerlendirilir.
3. Yolsuzluğun Araştırılması ve Soruşturulması
Yolsuzlukla ilgili bildirim yapılan kişi ve/veya kişilerle ilgili kapsamlı bir soruşturma için gerekli düzenlemeler vakit kaybedilmeden yapılır.
Bu süreçte sorumlu şunlardır: Çıkar çatışması olmamak kaydı ile Yönetim Kurulu gerekli düzenlemeleri yaparak soruşturma sürecini başlatır. Soruşturma süreci Denetleme Kurulunun bilgisinde yürütülür. Soruşturma Komisyonunun oluşturulmasında Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu birlikte hareket eder. Ancak raporlama sürecinde Denetleme Kurulu, karar alma sürecinde Yönetim Kurulu yetkilidir. Üyelerden bir talep gelmesi durumunda karar Olağanüstü Genel Kurul tarafından alınır.
a. Soruşturma Komisyonu: Soruşturma Komisyonu, Denetleme Kurulu ile bağımsız, deneyimli ve çıkar çatışması olmayan üyeler ve çalışanlardan oluşturulur. Denetleme Kurulu tamamen bağımsız üyelerden oluştuğu için asil ve yedek üyeler kurulda yer alabilir. Bu şartların yerine getirilmemesi durumunda ya da Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulunun tavsiyesi ve kararı ile bağımsız uzmanlar da görevlendirilebilir.
Yolsuzluğun mali boyutlu olması durumunda muhasebe ve finans süreçlerinde deneyimli olanların soruşturma ekibinde olmasında yarar vardır. Araştırma ve soruşturma sürecinde konuya odaklanmak ve ALC ilişkileri üzerinden gitmemek önemlidir. İlgili birim yöneticileri ve çalışanları Soruşturma Komisyonunda kendileri de incelenebileceği ve ceza alabileceklerinden dolayı yer alamazlar. Soruşturma Komisyonu en az 3 üyeden oluşmalıdır. Teknik uzmanlık gereken durumlarda sayı artırılabilir.
Araştırma ve soruşturma sürecinde bilgi veren kişilerin mahremiyetine dikkat edilecektir.
b. Soruşturma Süreci: Araştırma ve soruşturmanın amacı gerçekleri ortaya çıkartmaktır. Soruşturma Komisyonunun tüm çalışmaları belgelendirilmeli ve raporlanmalıdır. Görüşmeler ve toplantı notları raporlara eklenmelidir. Süre olarak gerekli zaman ayrılmalıdır ancak soruşturmanın uzamamasına dikkat edilmelidir. Yönetim Kurulu süreçle ilgili düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Belgelendirmelerde sınıflandırmalar ‘gizli’ ibaresi ile yapılmalıdır. Soruşturma Komisyonu üyeleri soruşturmalara başlamadan önce gizlilik beyanı vermekle yükümlüdürler. Gizlilik ilkesinin çiğnenmesi ve soruşturma bitmeden üçüncü kişilerin deşifre edilmesi cezai yaptırımlar içerir. Araştırma ve soruşturma sürecinde görüşülen kişiler ve şahitlerin beyanı gizli tutulmalıdır.
Hukukun üstünlüğü ve hak temelli çalışma ilkeleri gereği tüm suçlamalar isnat edilen suçla ilişkili kanıt ve belgelendirmeler üzerinden yapılmalıdır. Mali müşavir, avukat ya da teknik bir konuda uzman görüşü istendiğinde görüşler ve tavsiyeler rapora ek olarak alınmalıdır.
c. Soruşturma Raporu: Şikâyete ya da incelemeye söz konusu olan tüm yolsuzluk uygulamaları belgelendirilmeli ve gerekçelendirilmelidir. Soruşturma raporu soruşturmanın tüm süreçlerini, söz konusu eylemin aşamalarını, yerini ve ilgili kişilerin rollerini detaylandırmalıdır. Rapor görüşmelerin çözümlerini, uzman görüşlerini ve ilgili diğer kanıtları ek olarak içermelidir. Karar süreci ile ilgili Soruşturma Komisyonunun tavsiyelerini içermelidir. Tavsiyeler karar yerine geçmeyecek ancak karar merciinin süreçlerini kolaylaştıracaktır.
Soruşturmaya konu olan kişi veya kişiler tüm çalışma bittikten sonra bilgilendirilmelidir.
d. Tedbirler: ALC, soruşturma sürecinin salahiyeti ve güvenilirliği için tedbirler almakla yükümlüdür. Masumiyet karinesi ve şikâyet eden kişinin korunmasında eşit önceliklerle tedbirler alınır. ALC, yolsuzluk ve usulsüzlük bildiren kişi ve kişileri korumakla yükümlüdür.
e. Mağduriyet: Herhangi bir yolsuzluk, hırsızlık ve usulsüzlük ile ilgili soruşturma ve karar alma süreçleri zor ve sıkıntılıdır. Bu sürecin zor olmasının temel nedenleri soruşturmaya konu olan kişilerin incelemesinden ziyade soruşturmanın hassas, haklarla ilgili olması ve kamusal çıkarların adil ve hukuki bir süreçte sonuçlandırılmasından kaynaklanmaktadır. Gerek kurumsal çalışma ilkeleri, gerekse insan kaynakları politikası nedeni ile tüm soruşturma sürecinde soruşturmaya konu olanlar, inceleme yapanlar ve bildirimde bulunan kişilere baskı yapılmaz ve bu kişilerin mağdur edilmelerine izin verilmez.
ALC, şeffaflık süreçlerinin sürdürülmesi ve her türlü yolsuzluk uygulamalarının sona erdirilmesi çerçevesinde olumsuz eylemi bildiren ve şahitlik yapan kişilerin teşhir edilmesi ve bilgilerinin açıklanmasını kabul etmez. Bu çerçevede soruşturmada gizlilik gerektirecek durumlarda tüm sorumluluğu yüklenir. Ancak gerek bildirimde bulunan kişinin kendi rızası gerekse de belge ve ispat gerektirecek durumlarda önceden bildirimle yolsuzluk süreci ile bilgileri açıklayabilir.
f. Gizli Suçlamalar: Çalışanlar ve üyeler isimsiz ihbar ve bildirimlerde bulunmayı tercih edebilirler ancak ALC isimsiz bildirim süreçlerini teşvik etmez. İsimsiz bildirimler gerçek bildirimler olarak ALC kararı ile aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilir:
- Bildirimin ve söz konusu eylemin aciliyeti ve önemi,
- Destekleyici bilgiler ve suçlamanın ciddiyeti,
- Suçlamaya konu olan eylemle ilgili referans verilebilecek bulgu ve kanıtlar.
g. Gerçek Olmayan Suçlama ve Beyanlar: ALC çalışanların bildirimlerinin geçerli bir nedenle yapıldığı fakat bir sonuca ulaşmadığı durumlarda bildirimi yapan kişiler aleyhinde hiç bir suçlama ve yaptırım uygulanmaz. Bu durumda yine bildirimi yapan kişilerin gizliliğinin korunması esastır. Ancak şikâyet veya suçlamanın gerekçesiz ve yolsuzluğun önlenmesi dışında bir nedenle yapıldığının anlaşılması durumunda bildirimi yapan kişilere cezai yaptırımlar uygulanır, suçlanan kişiye ve varsa diğer ilgili taraflara ALC yetkili organlarınca suçlamanın asılsız olduğu yönünde bildirim yapılır.
4. Kararlar
ALC Türk yargı sistemi tarafından belirlenen sınır ve sorumluluklara uymakla mükelleftir.
a. Yaptırımlar: Karar alma sürecinde ALC Kurumsal İlkeler ve Çalışma Etiği ve İnsan Kaynakları Politikası yol gösterici ve bağlayıcıdır. Bu çerçevede suçlamanın sabit görülmesi durumunda ALC bayiliği ve iş akdi kararla feshedilir. Önemli yolsuzluklarda ALC hukuki bildirimleri yapmak ve hukuk sürecini başlatmakla yükümlüdür.
b. İdari ve Altyapısal Düzenlemeler: Finans ve idari politika ve uygulamadan kaynaklanan bir zayıflık nedeni ile oluşan yolsuzluk uygulaması ile ilgili tedbir en kısa sürede alınarak açık kapatılır.
c. Kayıp ve Zararların Tazmini: ALC, yolsuzluk ve hırsızlık uygulamalarından zarar görmüşse bu zararlı eylemi yapan kişi ve irtibatta olduğu üçüncü kişi ve kurumlardan alma hakkına sahiptir. Zarar tazmini gerekli görüldüğünde soruşturma süreçleri ve ALC ‘nin saygınlığı ile ilgili manevi zararları da kapsar. Zarara neden olan kişi ve kurumlar doğan zararı ödemeyi reddederse ya da ödeyemeyecek durumda ise hukuki süreçle müdahil olunarak ALC alacakları takip edilir.
d. Aklama ve Kara Liste: ALC uygulamalar sonucunda yolsuzluğa karışan, destek olan ya da göz yuman kişi ve kurumları kara listeye alır. İrtibatta olduğu kişi ve kurumları somut delillere ulaşılmış ise bilgilendirme hakkına sahiptir.
Asılsız olduğu anlaşılan suçlamalarda suçlanan kişinin aklanması ALC kararı ve yazılı bildirimi ile yapılır. Bu tür durumlarda kişisel kayıp ve hukuki haklara yönelik tasarrufa saygı duyulur ve suçlanan kişinin aklanması ALC yetkili organının sorumluluğundadır.
5. Sorumluluklar
a. Yönetim Kurulu:
- Bu belgenin tüm çalışanlara ve franchise ağına dağıtılması, ilkelerin ve sürecin aktarılması ile belgenin uygulanmasından sorumludur.
- Tüm çalışanların ve uygulama ortaklarının ALC mali politikaları, finans ve muhasebe süreçleri ile harcama belgeleme ve raporlama süreçleri konusunda bilgilendirildikleri ve günlük uygulamalarında bu süreçleri takip ettikleri konusunda sorumludurlar.
- Tüm çalışanlar ve franchiseler ve gönüllülere şüpheli bir durum olduğunda bildirme ve takip etme konusunda kanallar açmak ve süreçte herkesin etkin olmasından sorumludur.
- YK üyeleri kendi alanlarında olabilecek yolsuzlukların farkında olmalı, herhangi bir yolsuzluk ve/veya uygun olmayan sürece karşı tetikte olmalıdır. Düzenli ana kontrolleri ve izlemeyi yapmaktan dolayısı ile önleme mekanizmalarını geliştirmekten sorumludurlar.
- Asılsız olduğu tespit edilen suçlamalarda suçlanan kişinin aklanmasından sorumludur.
b. Denetleme Kurulu:
Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu ile birlikte bu politikanın uygulamasını izlemekten sorumludur. Ayrıca, yolsuzluğun soruşturulması sürecinde Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu ile birlikte çalışır, Soruşturma Komisyonu’nda yer alır ve raporun oluşturulmasında aktif rol alır.
c. Çalışanlar:
Çalışanlar bu politika çerçevesinde işlerini yürütme ve belgelemekle yükümlüdürler. Çalışanlar ALC işlemlerinde ve süreçlerinde yolsuzluk konusunda farkındalık geliştirerek herhangi şüpheli bir durumu bildirme ve soruşturma açma sürecine kadar takip etmekle görevlidirler.
Çalışanlar işbirliklerinde, ortaklar, iştirakçiler ile yüklenicilere yolsuzluğu önleme politikası ile ilgili bilgi vermekle yükümlüdür.
6. Diğer
- ALC yaptığı sözleşmeler ve işbirliklerinde de yolsuzluğu önleme politikasına uygun davranılmasına özen gösterir. İşbirliklerinde ilgili paydaşların yolsuzlukları bildirmeleri beklenir.
- Danışmanlık işi yapan ya da kurum dışından iş yüklenen uzman ve kurumlar bu belgenin gereklerine göre hareket ederler. Belgeye uyulmaması durumlarında ihmalleri var ise gerekli tedbirler alınarak gerekli kararlar ve yaptırımlar uygulanır. Bir ihmal durumunda kayıplardan üçüncü taraflar sorumlu tutulur.
- Bu belge genel kurulda oylandıktan ve kabul edildikten sonra yürürlüğe girer. Belge her 2 yılda bir gözden geçirilerek güncellenir. Güncellemelerin onaylanması zorunludur.
